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¿Cómo medir el impacto de los imprevistos en un evento?
En la organización de un evento, por correcta que sea, siempre hay una larga lista de imprevistos que pueden arruinar todo el trabajo. Pero, aunque es casi imposible evitar la acción de la famosa ley de Murphy, si podemos realizar una serie de acciones que actúen de amortiguadores del impacto de los imprevistos que sucedan.
Un buen organizador debe evaluar por adelantado aquellos riesgos que posiblemente sucedan durante la celebración del acto. Para ello es necesario identificarlos y clasificarlos por importancia, considerando entonces las opciones que tenemos para actuar y evitar que arruinen el evento.
Primero, es necesario observar el evento, haciendo una extensa lista con todos los riesgos o imprevistos que podrían afectar al acto. Normalmente serán imprevistos de carácter negativo, aunque también hay que incluir en la lista los imprevistos positivos. Una vez confeccionada la lista, debemos puntuar cada riesgo por separado, según la probabilidad de que suceda y también, el impacto que tendrá sobre el evento.
Intenta usar una clasificación lo más simple posible para poder ordenar los imprevistos de modo que sea fácil entender lo que supone cada uno de ellos. Por ejemplo, usar una clasificación del uno al tres (1= bajo, 2= medio, 3= Alto).
Para manejar los riesgos hay carias opciones. Debemos pensar en las posibles soluciones. Los recursos necesarios para actuar y la persona o departamento responsable de actuar en caso necesario.
Hay que intentar mantener el control sobre la situación, reorganizar aquellas partes del evento que corran un riesgo importante, y crear planes de contingencia que nos permitan encontrar la mejor manera de reducir los efectos de cualquier imprevisto en caso de que suceda.
Rosalía Rodríguez Méndez
MPOE
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