Por:
Susana Gallego Gallego
La comunicación escrita:
La invitación tradicional consiste en tarjetón de gran grosor y del tamaño de una cuartilla o media cuartilla. Sin embargo, hoy en día, nos encontramos con un gran libertinaje respecto a su diseño. Aunque el color más utilizado es el blanco y crema, podemos utilizar una amplia gana de colores, siempre que se procure utilizar colores claros para facilitar su lectura. Además, para facilitar la lectura debemos utilizar un tamaño de letra correcto. Respecto al contenido, es indispensable que aparezca quien invita, a qué, a dónde, a que hora y que circunstancia se debe. Por ello, en el contenido de la invitación debe aparecer:
- Escudo de la institución a la que pertenece la persona que invita.
- Cargo y nombre de la persona que invita.
- Lugar donde se celebrará el evento. Si no es un lugar sería prudente adjuntarse un mapa o croquis para facilitar la llegada de los invitados.
- Día y hora en el que se celebra el evento.
- En el caso de que asistiera un personaje de rango muy superior habrá que informar en la invitación. Esto puede ser un gancho para que asista un mayor número de personas. Es muy importante estar seguro de que este personaje asistirá, para incluir esta información en la invitación. No sería de agrado para los invitados crear una expectativa que luego no se cumpliera.
En ocasiones hay que ampliar la información dada en la invitación. Para ello utilizaremos la Nota de Protocolo, que a veces aparece en una tarjeta aparte, de menor tamaño y de diferente color. En ella encontramos información como el deseo de que los invitados lleguen puntuales al acto, la etiqueta que hay que llevar o incluso si no existe etiqueta avisarlo. También añadir información útil para el invitado como puede ser la duración del acto, existencia de zonas de aparcamiento, y si se exige la confirmación previa, especificar una fecha límite y un teléfono de contacto donde efectuarla.
La confirmación previa se debe solo utilizar en actos en los que se requiera debido a sus circunstancias como puede ser el número de sillas para sentarse, capacidad total del local, el número de regalos necesarios, e incluso, para informar a los medios de comunicación de la asistencia de algún personaje importante, si se diera el caso.
En los actos oficiales es importante que la invitación llegue como mínimo siete días antes, aunque lo ideal sería de treinta días. Sería ineficaz un envío mucho antes porque la invitación podría caer en el olvido.
Por todo esto, debemos cuidar la creación de las invitaciones, que sea formal, cuidar su diseño, colores, tipo de papel, tamaño, y cualquier detalle que pueda influir en si contenido y forma.
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